Canned Head Inc. — Política de Privacidad

Fecha de vigencia: Enero 1 de 2025

Bienvenido a Loopboard.io, una aplicación de automatización de procesos empresariales proporcionada por Canned Head Inc. ("Empresa", "nosotros", "nuestro/a" o "nos"). Estamos comprometidos con la protección de su privacidad. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, divulgamos y protegemos su información cuando utiliza nuestra aplicación de automatización de procesos empresariales, Loopboard ("Servicio"). Al utilizar el Servicio, usted acepta la recopilación y el uso de información de acuerdo con esta Política de Privacidad.

1. Información que Recopilamos

1.1 Información Personal

Cuando crea una cuenta o utiliza el Servicio, podemos recopilar cierta información personal que puede utilizarse para identificarlo, como:

• Nombre
• Dirección de correo electrónico
• Información de pago (para suscripciones de pago)
• Información empresarial (por ejemplo, nombre de la empresa, cargo)

1.2 Información Reservada (Colombia)

Al aceptar esta política de tratamiento de datos personales, el usuario autoriza expresamente a Canned Head Inc. para consultar, en su nombre y representación, información contenida en bases de datos oficiales y plataformas administradas por entidades gubernamentales colombianas, tales como Superintendencia de Industria y Comercio, Superintendencia de Sociedades, Gevir y Consulta Unificada de Procesos. Esta consulta se realizará exclusivamente para optimizar la trazabilidad y gestión de los trámites del usuario dentro de la plataforma Loopboard, garantizando el cumplimiento de las regulaciones vigentes de protección de datos personales.

El usuario reconoce y acepta que la información obtenida a través de canales oficiales será almacenada en la plataforma Loopboard exclusivamente como herramienta de apoyo para la gestión y seguimiento de los casos legales y administrativos del usuario. Canned Head Inc. se compromete a no compartir, transferir ni divulgar esta información a terceros fuera de la organización del usuario, garantizando su confidencialidad y tratamiento de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables sobre protección de datos personales en Colombia.

1.3 Datos de Uso

Podemos recopilar información sobre cómo se accede y utiliza el Servicio ("Datos de Uso"). Estos Datos de Uso pueden incluir información como la dirección de Protocolo de Internet de su dispositivo (por ejemplo, dirección IP), tipo de navegador, versión del navegador, las páginas de nuestro Servicio que visita, la hora y fecha de su visita, el tiempo dedicado a esas páginas y otros datos de diagnóstico.

1.4 Cookies y Tecnologías de Seguimiento

Utilizamos cookies y tecnologías de seguimiento similares para rastrear la actividad en nuestro Servicio y almacenar cierta información. De manera predeterminada, las cookies y tecnologías de seguimiento no esenciales están deshabilitadas. Obtendremos su consentimiento explícito antes de activar cualquier cookie o tecnología de seguimiento no esencial, de conformidad con la Ley 25 de Quebec. Puede gestionar sus preferencias de cookies en cualquier momento a través de nuestra configuración de cookies. Puede obtener más información sobre las cookies y cómo controlarlas en nuestra Política de Cookies.

2. Consentimiento

Recopilamos, usamos y divulgamos su información personal únicamente con su consentimiento previo, expreso e informado, a menos que la ley aplicable lo permita de otra manera. Cuando nos basamos en el consentimiento, usted puede retirarlo en cualquier momento comunicándose con nosotros. El retiro del consentimiento no afecta la licitud del tratamiento realizado antes de dicho retiro.

Para los usuarios en Colombia, el consentimiento se obtiene de conformidad con el Artículo 9 de la Ley 1581 de 2012. Para los usuarios en Quebec, el consentimiento se obtiene de conformidad con la Ley 25 de Quebec (Ley de modernización de disposiciones legislativas en materia de protección de información personal).

3. Cómo Utilizamos su Información

Canned Head Inc. utiliza los datos recopilados para los siguientes fines:

• Proporcionar, operar y mantener nuestro Servicio
• Mejorar, personalizar y ampliar nuestro Servicio
• Comprender y analizar cómo utiliza nuestro Servicio
• Desarrollar nuevos productos, servicios, funciones y funcionalidades
• Procesar sus transacciones y gestionar sus suscripciones
• Comunicarnos con usted, directamente o a través de uno de nuestros socios, incluyendo servicio al cliente, para proporcionarle actualizaciones y otra información relacionada con el Servicio, y con fines de marketing y promoción (con su consentimiento)
• Detectar y prevenir fraudes
• Cumplir con obligaciones legales

4. Cómo Compartimos su Información

4.1 Proveedores de Servicios

Podemos emplear empresas e individuos terceros para facilitar nuestro Servicio ("Proveedores de Servicios"), proporcionar el Servicio en nuestro nombre, realizar servicios relacionados con el Servicio o ayudarnos a analizar cómo se utiliza nuestro Servicio. Estos terceros tienen acceso a su información personal únicamente para realizar estas tareas en nuestro nombre y están obligados a no divulgarla ni utilizarla para ningún otro propósito.

4.2 Requisitos Legales

Canned Head Inc. puede divulgar su información personal de buena fe cuando considere que dicha acción es necesaria para:

• Cumplir con una obligación legal
• Proteger y defender los derechos o la propiedad de Canned Head Inc.
• Prevenir o investigar posibles infracciones en relación con el Servicio
• Proteger la seguridad personal de los usuarios del Servicio o del público
• Proteger contra la responsabilidad legal

4.3 Transferencias Comerciales

Si Canned Head Inc. participa en una fusión, adquisición o venta de activos, su información personal puede ser transferida. Le notificaremos antes de que su información personal sea transferida y quede sujeta a una Política de Privacidad diferente.

5. Seguridad de los Datos

Valoramos su confianza al proporcionarnos su información personal y nos esforzamos por utilizar medios comercialmente aceptables para protegerla. Sin embargo, ningún método de transmisión por Internet ni método de almacenamiento electrónico es 100% seguro, y no podemos garantizar su seguridad absoluta.

5.1 Medidas de Seguridad

Empleamos diversas medidas de seguridad, incluyendo cifrado, controles de acceso y tecnología de servidores seguros, para garantizar que su información personal esté protegida contra accesos, usos o divulgaciones no autorizados.

5.2 Confidencialidad por Defecto

De conformidad con la Ley 25 de Quebec, nuestros sistemas están configurados con el nivel más alto de confidencialidad por defecto. La información personal no se hace pública a menos que usted tome una acción explícita para cambiar su configuración de privacidad.

5.3 Notificación de Incidentes

En caso de un incidente de confidencialidad que involucre información personal y que presente un riesgo de perjuicio grave, notificaremos a:

• Las personas afectadas sin demora
• La Commission d'accès à l'information du Québec (CAI)
• La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) para usuarios colombianos, según corresponda

También tomaremos todas las medidas necesarias para mitigar el incidente y prevenir futuras ocurrencias.

6. Evaluaciones de Impacto en la Privacidad

De conformidad con la Ley 25 de Quebec, realizamos Evaluaciones de Impacto en la Privacidad (EIP) para cualquier proyecto que involucre la recopilación, uso o divulgación de información personal, incluyendo la adquisición o renovación de sistemas de información. Estas evaluaciones determinan los riesgos potenciales para la privacidad e identifican las salvaguardas apropiadas.

7. Retención de Datos

Retendremos su información personal únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los cuales fue recopilada, o según lo exija la ley.

7.1 Períodos de Retención

Los períodos de retención de la información personal son los siguientes:

• Datos de cuenta: se conservan mientras su cuenta esté activa, más 2 años después de la desactivación
• Datos de uso y analítica: 24 meses desde la fecha de recopilación
• Datos de pago y facturación: 7 años (según lo exige la legislación fiscal canadiense)
• Datos de diagnóstico y registros: 12 meses
• Registros de comunicaciones: 3 años

Una vez transcurrido el período de retención aplicable, eliminaremos o anonimizaremos los datos de forma segura, a menos que la ley nos exija conservarlos por más tiempo.

7.2 Eliminación

Si desea eliminar su información personal de nuestros sistemas, puede hacerlo comunicándose con nosotros a info@cannedhead.com. Tomaremos las medidas razonables para garantizar que sus datos sean eliminados de manera segura, a menos que estemos obligados por ley a conservarlos.

8. Derechos del Usuario

8.1 Acceso y Corrección

Usted tiene derecho a acceder y corregir la información personal que tenemos sobre usted. Si considera que alguna información es inexacta o incompleta, comuníquese con nosotros para actualizarla.

8.2 Portabilidad de Datos

Usted tiene derecho a solicitar una copia de su información personal en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina. También puede solicitar que transfiramos estos datos a otro proveedor de servicios cuando sea técnicamente factible, de conformidad con la Ley 25 de Quebec y la Ley 1581 de Colombia.

8.3 Derecho de Supresión

Usted tiene derecho a solicitar que eliminemos su información personal, sujeto a ciertas excepciones, como cuando necesitamos conservar los datos para cumplir con obligaciones legales.

8.4 Derecho de Oposición

Usted tiene derecho a oponerse a ciertos tratamientos de su información personal, incluido el tratamiento con fines de marketing directo. Si se opone, dejaremos de procesar su información para esos fines.

8.5 Derecho de Desindexación

De conformidad con la Ley 25 de Quebec, usted puede solicitar que dejemos de difundir su información personal o que cualquier hipervínculo asociado a su nombre que proporcione acceso a dicha información sea desindexado, cuando la difusión contravenga la ley aplicable o una orden judicial.

9. Oficial de Privacidad

Canned Head Inc. ha designado un Oficial de Privacidad responsable de supervisar el cumplimiento de esta Política de Privacidad y las leyes de privacidad aplicables, incluyendo la respuesta a solicitudes de acceso a datos, la gestión de notificaciones de incidentes y la realización de Evaluaciones de Impacto en la Privacidad.

Para contactar a nuestro Oficial de Privacidad, escriba a: privacy@cannedhead.com

10. Privacidad de los Menores

Nuestro Servicio no está destinado al uso por parte de menores de 14 años ("Menores"). No recopilamos intencionalmente información personal identificable de menores de 14 años. Si usted es padre, madre o tutor y tiene conocimiento de que su hijo nos ha proporcionado información personal, comuníquese con nosotros. Si nos enteramos de que hemos recopilado información personal de menores sin verificación del consentimiento parental, tomamos medidas para eliminar esa información de nuestros servidores.

En Quebec, se requiere el consentimiento parental o del tutor para el tratamiento de información personal de menores de 14 años, de conformidad con la Ley 25.

11. Transferencias Internacionales de Datos

Su información, incluida la información personal, puede ser transferida a — y mantenida en — servidores ubicados fuera de su estado, provincia, país u otra jurisdicción gubernamental donde las leyes de protección de datos pueden diferir de las de su jurisdicción.

11.1 Mecanismos de Transferencia

Canned Head Inc. tiene su sede en Quebec, Canadá. Si usted se encuentra fuera de Canadá, tenga en cuenta que podemos transferir su información personal a Canadá para su procesamiento. Canadá ha sido reconocido por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia como un país que proporciona un nivel adecuado de protección de datos en virtud del Artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Tomaremos todas las medidas razonablemente necesarias para garantizar que sus datos sean tratados de manera segura y de conformidad con esta Política de Privacidad y las leyes de protección de datos aplicables, incluyendo PIPEDA y la Ley 25 de Quebec.

11.2 Sub-encargados

Cuando utilizamos sub-encargados ubicados fuera de Canadá, nos aseguramos de que existan salvaguardas apropiadas, incluyendo obligaciones contractuales que proporcionen niveles equivalentes de protección de datos.

12. Cambios a esta Política de Privacidad

Podemos actualizar nuestra Política de Privacidad periódicamente. Le notificaremos de cualquier cambio publicando la nueva Política de Privacidad en esta página.

12.1 Actualizaciones de la Política

Le informaremos por correo electrónico y/o mediante un aviso destacado en nuestro Servicio, antes de que el cambio entre en vigencia, y actualizaremos la "Fecha de vigencia" en la parte superior de esta Política de Privacidad.

12.2 Consentimiento del Usuario

Para cambios no sustanciales en esta Política de Privacidad, su uso continuado del Servicio después de la publicación de los cambios constituye su aceptación de los mismos, siempre que le hayamos dado un aviso previo razonable.

Para cambios sustanciales — incluyendo cambios en los tipos de información personal recopilada, los fines del tratamiento o las categorías de terceros con quienes se comparte la información — obtendremos su consentimiento expreso antes de que los cambios entren en vigencia. El acceso al Servicio no estará condicionado a la aceptación de cambios sustanciales; si usted no consiente, sus derechos existentes y la versión anterior de esta Política de Privacidad seguirán aplicándose hasta que usted decida aceptar o cancelar su cuenta.

13. Enlaces de Terceros

Nuestro Servicio puede contener enlaces a otros sitios que no son operados por nosotros. Si hace clic en un enlace de un tercero, será dirigido al sitio de ese tercero. Le recomendamos encarecidamente que revise la Política de Privacidad de cada sitio que visite. No tenemos control ni asumimos responsabilidad por el contenido, las políticas de privacidad o las prácticas de sitios o servicios de terceros.

14. Ley Aplicable

Esta Política de Privacidad se rige por las leyes de la Provincia de Quebec y las leyes federales de Canadá aplicables en la misma, incluyendo la Ley de protección de la información personal en el sector privado (Ley 25 de Quebec) y la Ley de Protección de Información Personal y Documentos Electrónicos (PIPEDA).

Para los usuarios en Colombia, esta política también está sujeta a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

15. Información de Contacto

Si tiene alguna pregunta sobre esta Política de Privacidad, comuníquese con nosotros:

Canned Head Inc.

3 Pl. Ville-Marie H3B 4W8

Montreal, Quebec, Canadá

Email: info@cannedhead.com

Privacy Officer: privacy@cannedhead.com

(+1) 438-940-2482